Um profissional para atender melhor a comunidade escolar e auxiliar os diretores das 103 unidades de ensino de Vitória. A rede municipal passa a contar, a partir desta terça-feira (04/07/2023), com 150 assistentes de Secretaria Escolar. São profissionais terceirizados, contratados pela empresa vencedora da licitação para a prestação do serviço, Instituto de Apoio à Pessoa com Deficiência e à Inclusão (IAPE).

"Estamos trazendo esse profissional para a rede, que é um pedido dos diretores desde o início da nossa gestão. São 150 profissionais que vão atuar nas unidades de ensino e na Secretaria de Educação, nessa parte administrativa, por exemplo na organização de prontuários de estudantes e documentos para elaboração de relatórios acadêmicos, análise de requerimentos, fazendo o lançamento de informações no sistema, como matrículas e transferências, fazendo a emissão de certificados e históricos, conforme a necessidade das famílias", explicou a secretária de Educação de Vitória, Juliana Rohsner.

Na manhã desta segunda-feira (03/07/2023), os profissionais receberam um treinamento com a equipe gestora da Secretaria de Educação de Vitória para conhecer melhor a rede de ensino, que tem, atualmente, cerca de 42 mil crianças e estudantes matriculados na Educação Infantil, no Ensino Fundamental e na Educação de Jovens e Adultos (EJA).

O assistente de Secretaria Escolar desenvolve atividades administrativas com sistematizações e procedimentos voltados para os serviços de apoio à secretaria, além de prestar informações e manter atualizado o arquivo de legislação e de documentação da unidade escolar, entre outras funções.

Atribuições do ASE

atendimento a comunidade escolar e fornecedores;
apoio na organização dos documentos pertinentes à prestação de contas das unidades escolares, bem como levantamento e coleta de preços para compra de materiais e insumos;
apoio na organização e acompanhamento dos bens patrimoniais, contratos, prestação de contas, inventário e frequência dos servidores;
atendimento telefônico e organização da agenda escolar;
expedição de relatórios para a gestão;
apoio na organização e manutenção de prontuários de estudantes;
apoio na classificação e arquivamento de documentos, relatórios, planilhas, fichas e outros, efetuando triagem, ordenando, grampeando e etiquetando, para fins de controle e facilitar sua localização;
recebimento, registro e apoio no encaminhamento correspondências, faturas, ordens de serviços, listagens e outros, separando, conferindo e registrando dados de identificação, para fins de controle de documentação e prosseguimento do processo de trabalho;
apoio no controle e movimentação de processos, documentos e volumes efetuando registros quanto à quantidade, especificações, destino, data e outras informações;
efetuar levantamentos referentes a assuntos diversos;
anotar informações sobre transações financeiras;
examinar documentos fiscais e para fiscais;
redigir correspondência de natureza simples, desenvolvendo assuntos rotineiros, a fim de obter e/ou prestar informações;
controle do material de expediente, ferramentas e instrumentos utilizados na área, registrando quantidade, qualidade e consumo dos mesmos, preparando requisições, conferindo e entregando quando solicitado, a fim de atender às necessidades da área e do andamento dos trabalhos;

realizar controles diversos dentro de sua área de atuação recebendo comunicados ou procedendo o levantamento de dados, e efetuando os registros pertinentes, a fim de possibilitar o acompanhamento dos serviços;
providenciar a duplicação de documentos, preenchendo requisições;
acompanhar o envio e recebimento de e-mail;
apoio na recepção e expedição de listagens e trabalhos processados, verificando prazos de entrega, qualidade e remetendo aos usuários;
procurar garantir na unidade escolar em que estiver lotado, que as matrículas sejam feitas de acordo com as normas do Sistema Municipal de Educação, consultar sempre a documentação de apoio, para efetuar as matrículas corretas;
atender para que os serviços de secretaria, sejam feitos rigorosamente em dia, mesmo nos períodos de férias escolares;
apoiar e realizar atendimento individual às famílias, tendo em vista os dados coletados na matrícula;
atender as transferências, analisando se estão dentro da legislação em vigor;
apoiar no preenchimento com clareza e precisão os relatórios, ficha individual, histórico, boletins e etc;
apoiar na execução de outras tarefas compatíveis com as previstas na função e/ou com as necessidades das unidades de ensino e da Secretaria Municipal de Educação;
realizar atendimento ao público, na área de sua competência;
encaminhar a documentação recebida de aluno transferido à equipe pedagógica para verificação de sua regularidade e a necessidade de complementação curricular;
comunicar à equipe técnico-pedagógica dos casos de estudantes que necessitam regularizar sua vida na unidade escolar seja quanto à falta de documentação, lacunas curriculares e outros aspectos pertinentes, observados os prazos estabelecidos em legislação vigente e pela Seme;
zelar pela guarda e sigilo dos documentos escolares;
organizar o serviço de atendimento a professores, estudantes e familiares/responsáveis, bem como a terceiros;
cumprir regularmente as datas estabelecidas pela Seme na entrega de documentos e informações no Sistema de Gestão Escolar - SGE e demais sistemas informatizados utilizados pela Secretaria Municipal de Educação.

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